いつも必要はないけれど、新規事業を立ち上げる際や、イベントやセミナーを開催する時、在宅でのテレワークなどで、個人情報を安全に破棄する必要がある方がいらっしゃるのではないでしょうか。個人情報は可燃ゴミで処分してしまうと情報漏えいのリスクも高まるため、シュレッダーによる破棄が大切です。
また、最近ではCD-ROMやDVDにより個人情報を管理している場合がありますが、このようなメディアは安全に処分するのが難しく、メディア細断ができるシュレッダーも人気です。
しかし、シュレッダーは使用頻度も低く購入に至るにはハードルの高い物です。そんな時は、必要に応じてレンタルができるサービスを活用するのがおすすめです。今回はシュレッダーレンタルのメリットや費用相場、おすすめ業者などを徹底紹介していきます。
個人情報保護法の対象が個人事業主にも拡大され、法人以外のシーンでもシュレッダーで個人情報を破棄することが大切になっています。そんなシュレッダーは個人でもレンタルをできることを知っていましたか？こちらでは、レンタルするメリットやリースとの違い、必要性についてご紹介します。
レンタルでは、レンタル会社が所有しているシュレッダーを必要な時に必要な期間を借りることができます。最短では1年～最長でも1年ほど利用が可能で、不必要になった場合いつでも返却が可能な会社が多いです。
しかし、レンタル会社の品ぞろえにより選択肢が少なかったり、レンタル料も短期間の場合は割高になることがあります。レンタル期間が長くなるほど割安になる場合が多いので、使用期間や購入とレンタルでトータルコストも含めて検討すると良いでしょう。
またシュレッダーは使用頻度が低く、使わない時には設置場所を取ってしまうという事も。レンタルの場合は、必要がなくなったタイミングで返却も可能なため、イベント時だけ使用したい時などにとても便利です。
レンタルとリースの一番の違いは、契約期間の長さです。
リースは中長期で半年～10年程度。中途解約は不可で、比較的長く使用するコピー機や複合機、パソコンなどが向いています。費用はレンタル料よりも割安に設定されています。契約が比較的長期に渡るため、契約時に審査が必要な場合があります。
レンタルは最低1日から可能。中途解約ができる会社もあり使用頻度の低いシュレッダーやDVD、レンタカーなども向いています。リースより期間が短いため費用は割高に設定されています。保守・修繕義務はレンタル会社が負担する契約が多いですが、お客様過失による故障の際には修理料金の負担をする必要がある場合があるので、大切に扱うようにしましょう。
個人情報保護法は個人情報を取り扱う民間事業者の遵守すべき義務等を定める法律です。2005年4月1日に全面施行され2017年5月に全面改訂されました。
2005年施行の現行法では「過去6ケ月以内で、5,000人以上の個人情報を保有する事業者」が対象でしたが、2017年の改定で法人だけでなく、個人事業主やNPO、自治会等などの非営利団体も対象となりました。
個人情報としては、お客様や会員様の情報だけでなく、従業員の情報も保護の対象ですので、ビジネスに関わる方のほぼ全員の個人情報の漏えい防止に努めることが大切です。
シュレッダーのレンタル費用は、容量・サイズ・レンタル期間により変動します。使用する上で、どのようなタイプのシュレッダーが最適なのかを含めて検討しましょう。
ダストボックスの容量が30リットル以下、サイズは横幅40センチ以下、奥行き35センチ以下、高さ70センチ以下の業務用小型シュレッダー。小型シュレッダーにはコンパクトなサイズでありながら、用紙の用紙細断に加えて、CD・DVDなどのディスクやクレジットカードが細断できる専用のメディア細断ユニットも搭載しているマルチな物も多くあります。場所を取らないため、オフィスのデスク周りの設置に最適です。
1週間あたりのレンタル料金の相場は約2千円台～6千円台が多く、1ケ月あたりで約6千円台～約1万円台、2ケ月以降で割安に設定されている場合が多いです。
ダストボックスの容量が31リットル～70リットル以下、サイズは横幅50センチ、奥行き34センチ、高さ75センチ以下の業務用中型シュレッダー。紙幅はA3サイズまで対応している物が多く、大型の資料や、大量の紙媒体ドキュメントをまとめて裁断できます。中型以上のシュレッダーを選ぶ時には、移動しやすいよう脚部分にローラーが付いているものを選ぶと便利です。
中型の場合、レンタル料金の相場は1ケ月ごとの物が多く、レンタル料金の相場は約1万円程度～2万円台前半、5年契約の場合の1ヵ月あたりのレンタル料金が割安となり約5千円～1万円台前半ほどとなります。
ダストボックスの容量が70リットルを超え、サイズは横幅50センチ程度、奥行き50センチ程度、高さが85センチ以下の業務用大型シュレッダー。ダストボックスの用量が圧倒的に大きな大型モデルは、溜まった裁断クズを出す回数が少なくて済みます。裁断パワーが十分あるので、大量の資料を一気に処分する際に便利です。
大型の場合、レンタル料金の相場は1ケ月ごとの物が多く、レンタル料金の相場は約1万6千円台～3万円台、5年契約の場合の1ヵ月あたりのレンタル料金が割安となり約8千円台～1万6千円台ほどとなります。
家の掃除やリモートワークで、個人情報が記載された書類の破棄が必要となった時には家庭用シュレッダーがおすすめです。家庭用は数日間（1日～3日）のみのレンタルも可能で、価格もリーズナブルなものが多いです。レンタル料金の相場は、A4の紙サイズのシュレッダーで1日間あたり約550円～千円台となります。
シュレッダーはどこでレンタルすればいいの？そんな方におすすめの2社をご紹介します。
掃除用具のレンタルで有名なダスキンは、シュレッダーのレンタルサービスも提供しています。シュレッダーの最短レンタル期間は1ケ月からとなり、A3の紙サイズのシュレッダーのレンタル料金の相場は1ケ月あたり約1万2千円～1万4千円程度です。
イベント21は全国に配送可能なレンタル会社です。大量の書類を一度に処理することができるまとめて裁断シュレッダーをはじめ、ご家庭や小さなオフィスでも場所を取らない小型の物まで多岐に渡るシュレッダーから選ぶことができます。
最大の特徴は、輸送期間やご使用の前日お渡し、ご使用終了の翌日ご返却は使用日としてカウントされず料金がかからない点にあります。A4の紙サイズのシュレッダーのレンタル料金の相場は3日間で約2千円台程度のものもあります。
シュレッダーをレンタルする際には、送料や中途解約が可能かを良く調べてから利用すると良いでしょう。
配送料はレンタルする機種やお届け先により変動し、ホームページに記載されていない場合が多いため、事前に見積もりを取って確認しましょう。また、配送に関しては搬入経路に注意をする必要があります。特に大型シュレッダーのレンタルの場合、搬入経路が十分に確保できない時には場合により利用をお断りされることもあるので、設置場所や搬入経路を考慮した上で利用すると良いでしょう。
予想していたよりも早く作業が終了し予定より返却する場合、契約完了した時点で期間中の在庫を押さえているため、途中解約ができない業者が多いです。しかし業者により中途解約ができ期間に応じた料金を再計算して過不足分を清算できる場合もあります。もしレンタル期間を変更する可能性がある場合には事前に調べてから利用すると良いでしょう。
シュレッダーは、家庭用の小型の物から大型の物、DVDの破棄もできる物など多岐に渡ります。新規事業やテレワーク中など、購入をするほど使用頻度も高くなく、場所を取るのが困難な場合には一定期間必要な時だけ借りられるレンタルサービスを上手に活用することがポイントです。
機種によっては、レンタルの方が結果的にコストダウンが可能になることも。使用用途によりどのような機能が必要なのか、どの位の期間使用する必要があるのか、今後継続使用する必要があるのかなどを考慮して、上手に活用していきませんか。