企業の社長や役員・政治家などをサポートする秘書の仕事は華やかそうに見える反面、「忙しくて大変そう」というイメージを持っている方も多いはずです。この記事では、社長秘書の仕事内容や社長秘書になる方法・向いている方の特徴など社長秘書について詳しく解説していくので、興味のある方はぜひご覧ください。
社長秘書と聞くと一見華やかそうに見えますが、実際は時間に追われることも多く「縁の下の力持ち」的な存在です。ここでは、社長秘書になる方法や向いている方の特徴・社長秘書の仕事のメリットやデメリットなど社長秘書の仕事について詳しく解説していきます。では、社長秘書の仕事にはどのようなことがあるのでしょうか？まずは、社長秘書の仕事内容をチェックしていきましょう。
社長秘書の業務は『上司の業務のサポート』『対外的なサポート』『対内的なサポート』の3つに大きく分けることができます。その中心となる上司の業務のサポートをみていきましょう
仕事を円滑に進めるためには、会議や会合・打合せなどスケジュール管理をきちんとすることが重要です。また、企業の代表である社長には多くのメールや郵便物が届くので、不要なものと必要なものを分けるのも秘書が行います。
出張する際の新幹線や飛行機・ホテルの予約も秘書の仕事です。新幹線を利用するのか飛行機を利用するのか・席やホテルの好みなどもきちんと把握しておくようにしましょう。
対内的サポートには、社内会議や商談に使用する会議室の手配、お茶やお弁当の手配も含まれます。また、資料の作成・社内文書の作成・書類の整理などデスクワークの秘書の仕事なので、ワードやエクセルなども使えるようにしておくと良いでしょう。
対外的サポートには、「訪問者に対する来客対応」「電話やメール対応」「取引先とのアポイントの調整」などが含まれます。また、取引先への「挨拶状やお礼状の作成・電報等の手配」「手土産の準備・会食のレストランの手配」「お中元やお歳暮の手配・結婚式や葬儀などの慶弔時の手配」も秘書の大切な業務です。様々な事態に対応できるように、普段からきちんとした立ち振る舞いを身につけておきましょう。
ここまでは、社長秘書の仕事内容について詳しく解説してきました。では、社長秘書と重役秘書にはどのような違いがあるのでしょうか？ここからは、社長秘書と重役秘書の違いをみていきましょう。
役員秘書の仕事も、『上司の業務のサポート』『対外的なサポート』『対内的なサポート』の3つが主な業務です。「会議や会合のスケジュール管理」「資料の作成・社内文書の作成・書類の整理」「来客・電話・メール対応」など上司の仕事が円滑に進むようにサポートするので、社長秘書でも役員秘書でも仕事が大きく変わることはありません。
一般的にスケジュール管理や資料の作成・書類の整理などを行い上司が業務に集中できるようにサポートするのが秘書の仕事です。しかし、役員秘書となると「定例取締役会」や「経営会議」の出席準備・重要情報の管理など役員秘書特有の業務も行わなければなりません。役員秘書は社長秘書同様に機密度の高い情報を取り扱っていることを覚えておきましょう。
ここまでは、社長秘書と重役秘書の違いについて解説したきました。ここからは、社長秘書になる方法をご紹介していくので、社長秘書を目指している方は参考にしてください。
スケジュール管理や来客・電話・メールの対応・資料の作成など業務の幅が広い秘書には、様々なスキルが必要です。そのため、新卒で採用されることはほとんどないようです。
まずは、企業に就職し配属された部署で社会人としての常識やマナーなどたくさんの経験を積むことが秘書への近道です。その後、移動や引き抜きにより秘書課に配属されるのを待ちましょう。
過去に秘書の経験がある方は中途採用や派遣社員・契約社員として採用されることがあります。また、秘書を目指せる専門学校や大学で知識や資格を取り、派遣会社に登録するのも秘書になる一つの方法です。
秘書になるためには、必ず資格が必要なわけではありません。しかし、資格があることで有利になることはあります。ここでは、社長秘書にあると有利を資格をチェックしていきましょう。
秘書の資格には「秘書検定」と「CBS(国際秘書)検定」の2種類があります。秘書検定には「3級」「2級」「準1級」「1級」の4つの級があり、必要な受験資格はなく誰でも受けることができます。試験の内容は「理論」と「実技」の分かれており、準1級と1級には面接試験があります。
CBS(国際秘書)検定は「準CBS資格」と「CBS資格」があり、英語と日本語でコミュニケーションの取れる秘書の育成を目的としています。準CBS資格には必要な受験資格はありませんが、CBS資格は準CBS資格に合格していないと受けることはできません。
秘書を目指すならまずは「秘書検定2級」を取得し、バイリンガルセクレタリー(外国人付け秘書)を目指すなら「CBS(国際秘書)検定」を取得しておくようにしましょう。
ここまでは、社長秘書になる方法やあると有利な資格をご紹介してきました。ここからは、社長秘書の仕事のメリット・デメリットをみていきましょう。
企業のトップである社長の秘書ともなると、通常出会う機会のない方と接することができるなど、普段なかなかできない経験ができるようになります。また、自分がサポートすることで社長のスムーズになり、そのことでやりがいも感じます。
多少の問題があっても臨機応変に対応できる力や、コミュニケーション能力が高くなるなど、秘書として必要な知識を身につけることは、自分自身のスキルアップにも繋がるのも社長秘書のメリットです。
社長秘書の仕事のデメリットには、自分のペースで仕事を進めることが難しいことがあげられます。社長秘書に限らず、秘書は付いている上司と共に行動することが多く、急な来客や外出・電話などにも対応しなければなりません。そのため、勤務時間も不規則となり早朝から深夜まで業務が続くこともあります。
また、機密度の高い情報を取り扱っているため情報を外に漏らさないように、常に周りに気を配らなくてならないところも社長秘書のデメリットと言えるでしょう。
ここまでは、社長秘書の仕事のメリットやデメリットについて詳しく解説してきました。では、社長秘書にはどのような方が適しているのでしょうか？ここからは、社長秘書が向いている方の特徴をみていきましょう。
コミュニケーション能力が高い方は、社長秘書に向いています。コミュニケーション能力の高さは、秘書に限らず様々な職種で求められる能力です。いろいろな方と接する機会が多い社長秘書にとって、コミュニケーション能力が高さは、仕事が円滑に進められることにつながるので、コミュニケーション能力に自信のある方はチャレンジしてみると良いでしょう。
外国語が堪能な方は社長秘書に向いています。外国文化など積極的に取り入れようとする企業のグローバル化が進む今、外資系の企業だけでなく国内の企業でも外国語の能力が求めるられるようになっているので、秘書をめざすなら外国語のスキルもあげてくようにしましょう。
社長秘書の仕事は、自分が行った業務が表だって評価されることはほとんどありません。社長が仕事をしやすい環境を作ることがメインとなるので、「人を影で支えるのが得意」という方や「サポート役が合う」という方は社長秘書に向いています。
細やかな気遣いができる方は、社長秘書に向いています。社長秘書の仕事は多岐に渡るため、言われたことだけやっていては成り立ちません。周りの状況を敏感に察知し「今何が必要なのか」「どのように行動したら良いのか」など細やかな気遣いができる方は、秘書に適しているかもしれません。
国内最大級の転職サイト「リクナビNEXT」は、幅広い業種の多くの企業が求人広告を掲載しているため、求職者から圧倒的に指示され会員数は約1000万人を誇っています。リクナビNEXTでしか登録されていない求人も多数あるので、他の転職サイトで希望の求人を見つけられなかった方は登録してみることをおすすめします。
また、企業から転職希望者に対してオファーが送られてくる「スカウト機能」があり、忙しくて転職活動の時間が満足に取れない状況でも、企業からオファーを受けることができます。本格的に転職活動をしなくても気になる求人をチェックすることができ、転職の選択肢が広がるので、ぜひ活用して下さい。
リクナビNEXTで行なっている「グッドポイント診断」は無料で受けることができる自己分析診断サービスです。自分の性格について選択式で答えていき、18種類の特徴の中から5つの強みを診断します。応募時のアピールポイントが知りたい方、どんな仕事に転職するべきかお悩みの方にもおすすめの診断です。
診断結果は応募する際に添付することも可能で、転職活動における自己PRなどの参考情報として活用することもできます。
| 対象者 | リクナビNEXT会員 |
|---|---|
| 所要時間 | 30分 |
| 18種類の特徴 | 親密性・冷静沈着・受容力・決断力・悠然・柔軟性 現実思考・自己信頼・バランス・社交性・高揚性・自立 慎重性・俊敏性・継続力・挑戦心・感受性・独創性 |
| 診断結果の組み合わせ | 全8,568通り |
今、転職を考えている方やなかなか仕事が続かない、今の仕事は自分に合っているのか?などと言った悩みをお持ちの方は沢山いらっしゃいます。そんな方々におすすめしたいのがこちらの転職サイト「デューダ」です。10万件ある求人の中から仕事を見つける事が出来るので是非、ご利用して頂き、ご自身に合った職場で働きましょう。
まずは無料で行える「キャリアタイプ診断」を受けてみましょう!サイト内にある120個の設問を受けて頂き、診断結果が出ます。ご自身に合った仕事の適性を知り、仕事を紹介してくれます。所要時間は10分程度とお時間もかかりません。
キャリアタイプ診断は「A 性格、気質傾向」「B 能力傾向」「C 行動基準」「D あなたに向いている仕事スタイル」「E あなたに向いている企業風土」の5つの項目を細かく診断してくれます。診断は誰でも無料で行う事ができるので、転職を考えている方以外にも今の仕事は自分に合っているのか?と疑問に思っている方も気軽に診断を受ける事が出来ます。
また、ご自身の簡単な経歴を入力するだけで行える「年収査定」もご利用いただけます。デューダ会員186万人のデータを元に自身の適正年収も分かります。デューダに無料登録をして、この機会にご自身に合った職場を見つけて下さい。
社長秘書の仕事内容や・社長秘書になる方法・社長秘書に向いている方の特徴をご紹介するとともに、社長秘書と役員秘書の違いや社長秘書のメリット・デメリットなど社長秘書について詳しく解説しました。
華やかなイメージがある社長秘書の仕事ですが、スケジュール管理能力や高いコミュニケーション能力・書類の作成など秘書の業務内容は多岐に渡り、様々なスキルが求められます。また、勤務時間が不規則になるなど大変なこともたくさんあります。
しかし、普段できないことが経験できたりスキルアップができたりとやりがいもあるので、社長秘書に興味のある方はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。