「営業事務は大変だ」「営業事務はスキルが求められて難しい」と感じている方は多いのではないでしょうか。今回は、営業事務の仕事にはどのような特徴があるのか、大変だと言われる理由は何か、さらに仕事が辛いと感じた時の対処法についても取り上げます。また、営業事務の仕事を楽しくするためのスキルやキャリアアップや転職に活かすための資格についてもご紹介しますので、ぜひご覧ください。
目次
それでは、具体的に営業事務という職種に求められる仕事内容についてみていきましょう。また、一般事務と営業事務では同じ事務業でも何が違うのかも解説します。
会社の規模や業務内容、組織機能によって異なりますが、営業事務の主な仕事は、書類作成や顧客対応、事務作業など、営業組織のサポート全般が中心です。営業組織の管理業務であれば、顧客との契約、売上、支払いなどの管理全般が含まれています。
営業担当者を助ける業務が主な仕事内容となるので、外出中の営業担当者に代わって顧客との電話やメールに対応したり、見積書や納品書を作成したり、書類を送付するなどの業務が発生します。
営業事務と一般事務の違いは、営業事務が営業担当者のサポートをすること対し、一般事務は特定の部署に限定されない幅広い事務作業を行います。
営業事務は、営業担当者が顧客との交渉や関係維持に集中できるようにサポートすることが役割であるため、「営業サポート事務」や「営業アシスタント事務」と呼ばれることもあります。
営業事務は営業の仕事と密接に関係しているので、営業担当者の指示に従い、書類作成・受発注・商品の在庫管理など、社内の営業部門に関わる仕事が中心となります。
また、お客様からの問い合わせに対応する機会もあるため、一般事務に比べて社外の人と直接関わる機会が多いのが特徴です。
一方、一般事務は、営業部門に限らず、会社全般の電話応対、書類作成、総務、経理など幅広い業務を担当します。一般事務職が担当する仕事の範囲は、企業によって様々です。
ここでは、営業事務の仕事をしている方が難しいと感じている5つの原因について確認しておきましょう。営業事務ならではの苦労が多いようです。
契約内容や会社の方針にもよりますが、基本的には残業が多い職種と言えます。就業時間中に営業やクライアントの仕事が間に合えば良いですが、いつもそうだとは限りません。就業時間の終了間際に書類作成を頼まれ、今日中に提出するように言われることも珍しいことではないのです。
そのため、なるべく残業したくない、定時で帰れないと困るという方には向かない仕事だと考えられます。営業事務とは、残業してでも自分に与えられた仕事をやり遂げるぐらいのいわゆる根性が必要な仕事です。
会社にもよりますが、休憩時間のほとんどは自分のデスクで過ごすことになるでしょう。休憩時間のベルが鳴ったら、机の上を片付けて、そのまま昼食をとります。
しかし、自分のデスクに電話がかかってきたら休憩中であっても電話に出る必要があり、営業担当者からの急な書類の処理もしなければなりません。ろくに休憩も取れないのはストレスの元になります。
また、専門的な知識が求められるのも営業事務の特徴です。営業担当者は外出していることが多いので、書類作成は営業事務員の仕事になります。営業事務の仕事では、専門的な知識を使って書類を作成することがあります。
特に、パソコンのWord、Excel、PowerPointは必須のスキルと言われています。最近では、この3つのスキルを持つ事務員がかなり増えてきましたが、グラフなどに関しては、専門的な知識が必要になります。パソコンが苦手な方は、事前に勉強しスキルを身に付けておいた方が良いでしょう。
営業事務は営業担当者やお客様の都合に合わせて仕事をしなければならないため、他の事務職に比べて、自分のペースで動くことが難しく、スピードも求められます。例えば、夜に外出していた営業担当者から依頼を受けて、朝一番に見積書を作成するということもよくあります。
営業の立場からすると、お客様の要望に一刻も早く応えたいはずなので、営業と一緒に仕事をする営業事務も同じです。営業部は常に忙しく、営業事務員はどうしてもそのペースに巻き込まれてしまいます。
大変な仕事ですが、それだけ営業部では営業事務員の働きが大きいのです。自分のペースで仕事をしたい方には辛いこともあるかもしれませんが、ビジネスの動きの変化を体感できる環境で働きたい方にとっては、とてもやりがいのある仕事なのではないでしょうか。
営業担当者に来客があった場合、営業事務担当者は来客を出迎え、会議室や応接室に案内し、お茶を出して接待します。来客用の応接室の予約も営業事務が担当することが多いです。
必要に応じて、営業スタッフが社内会議で使用する資料の作成や配布も行います。また、企業の営業部には日々たくさんの電話がかかってきますが、その電話やメールに対応するのも営業事務の仕事です。
取引を開始して頻繁にやり取りをしている会社の場合は、営業担当者の携帯電話に直接電話をかけることもあります。しかし、会社の番号に電話がかかってきても、営業担当者が不在の場合が多く、営業事務員が対応するのが一般的です。
担当者に転送するだけでなく、簡単な問い合わせであれば、営業事務員が直接応対することもあります。また、内容によっては営業担当者が先に電話を受け、担当者に引き継ぐ場合もあります。電子メールについては、一般的な問い合わせであれば、営業事務員が返信して対応を完了するケースが多くなります。
営業担当者がメールを確認する必要があると判断した場合は、適切なタイミングで確認できるように分類し、メールを受け取ったという事実をチャットツールなどで担当者に共有する必要もあります。
それでは、営業事務の仕事が辛い、合わないと感じた時にはどうすれば良いのでしょうか。乗り越え方や他の事務職への転職も含め、対処の仕方を解説します。
営業事務に限らず、ストレスなく楽しく仕事をする技術を身につけることは大切です。1日の大半を仕事場で過ごすわけですから、ポジティブで楽しい環境を作ることを心がけましょう。
忙しくても、夕方のどこかでおやつタイムをとったり、行き詰まったら外に出て深呼吸をするなど、気分転換することを心掛けましょう。
また、良好な人間関係を築くことも大切です。営業事務の仕事は、営業マンと一緒に仕事をすることが多いので、営業マンとうまく付き合うようにしましょう。
すべての人と仲良くなることはできないかもしれませんが、謙虚に、下手に出て接することで、仲良くなれるかもしれません。周りの環境をよく見て、自分も周りの人も気持ち良く仕事ができるように動きましょう。
また、プライベートを充実させることも大切です。時には、仕事を忘れ1人の時間や友人との楽しい時間も必要です。友人や信頼できる人にストレスや悩みを相談することで、気持ちが楽になることもあります。いずれにしても、1人で抱え込まずに、発散するようにしましょう。
事務職としての活動の幅を広げたい方には、数値目標を達成するためにできることを探すことと、事務職に直接関係しない資格を含めた資格取得やスキルアップを目指すことをお勧めします。
簿記の資格を取って経理事務に挑戦するのも良いでしょう。売上管理や伝票作成などの経験が活きてきます。英語ができる方は、英会話スクールに通ったり、TOEICの勉強を行えば、英語力をさらに高めることができます。
営業事務で培った経験やスキルを活かしながら、英語事務や貿易事務にキャリアチェンジすることも可能です。秘書検定を受けて、秘書を目指すのも良いでしょう。
営業事務の仕事を楽しくこなせるようになるための、営業事務で働く時の心構えについても確認しておきましょう。心構えやスキルを身につけることで対処できる場合があります。
営業事務は他の一般事務やオフィスワークでは味わえないやりがいがあります。女性の中には「営業事務以外はやりたくない」という方もいるほど、女性にとってやりがいのある仕事です。実際に、40代で営業事務のスキルを活かして転職した方もいます。
営業事務として成功するためには、会社との信頼関係が大切です。社長や直接関わっている営業マンとのコミュニケーションが良好であれば、仕事が一杯一杯になった時にサポートをお願いすることもできます。
そうすれば、自分の仕事量をうまく調整することでき、仕事のやりがいにもつながります。柔軟な働き方ができるスキルと、信頼できる人柄であれば、充実感を持って仕事に取り組むことができるでしょう。
ここでは、営業事務に必要な7つのスキルについて説明します。まず、事務処理能力ですが、これは書類の作成やお客様からの入金確認などの事務処理を、ミスなく迅速に行う能力のことです。
スキルアップのためには、「自分の仕事を見直す習慣をつける」「日頃から正確な作業を心がける」「目標を立てて効率を上げる工夫をする」などが必要です。
仕事の正確さやスピードも重要なスキルです。また、多くの仕事では「vlookup関数やピボットテーブルなどの表計算スキル」や「セミナーやイベントの資料を作るためのPowerPointスキル」は知っておくと便利です。
また、事務職とはいえ、コミュニケーション能力も求められます。商品や在庫などについて、お客様からさまざまな問い合わせやクレームを受けることになります。
営業スタッフに代わって営業事務が対応することも多いので、「お客様との信頼関係を維持・構築する」「お客様の要望に誠意を持って正確に対応する」などのコミュニケーションスキルは必須です。
また、臨機応変さもスキルのひとつです。販売員は、お客様からイレギュラーな対応を強く求められたり、お客様から予期せぬクレームを受けたりするなど、困難な状況に直面することが多いものです。
多くの場合、複数の複雑な業務を同時にこなさなければならないため、関係者や担当者を理解し、進捗を管理する能力が必要となります。
また、自分のスケジュールを管理する能力も求められます。このように、営業店員にはさまざまなスキルが求められます。で頑張りながら、これらのスキルを身につけていくことが大切です。
MOS資格を取得することで、WordやExcelなどのOffice製品のスキルレベルを証明することができます。試験はWordやExcelの一般的な「スペシャリストレベル」に加えて、より専門的な知識を持っていることを示す上級の「エキスパートレベル」があります。
MOSと並んで、PCスキルを証明する資格として人気が高いのが日商PC検定です。日本商工会議所が主催しています。基本的な操作スキルに加え、Word文書作成、Excelデータ処理、PowerPoint文書作成などのスキルが求められます。
役立つ資格には秘書検定もあります。文部科学省が主催する資格で、ビジネスパーソンとしての基本的な常識を問うものです。名前からすると秘書のための資格のように見えますが、実際には秘書であるかどうかに関わらず、さまざまな業種のビジネスパーソンが受験できます。
営業事務の仕事は一般の事務と比べてきついことが多いですが、上手に対処する方法を見つたり、仕事を楽しくするための心構えやスキルを磨くことで対応できます。自分に合った方法で辛い時を乗り越え、やりがいのある営業事務の仕事に取り組んでみて下さい!
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