退職をする際、病気やケガなどのやむを得ない理由で退職届を手渡しできないという場合、上司に相談して許可が下りたら郵送での提出も可能です。ただし、郵送するのであれば、社会人としての基本的なマナーを守り、できるだけ円満に退社できるように心掛けましょう。今回は、退職届を郵送する際に守るべきマナーと郵送用封筒の書き方について解説していきます。
退職届は直属の上司に直接手渡しするのが基本ですが、どうしても直接渡すことができない事情があれば郵送することも可能です。やむを得ない理由として挙げられるのは、病気やケガなどで外出ができず、直接手渡しするのが困難といったケースです。
手渡しをするのが無理な状況である場合、まずは上司に電話で退職の意思を伝えます。会社で退職届を出すことができない理由を説明し、郵送で提出しても良いか確認しましょう。
このように会社で渡すのが難しい場合でも、できる限り丁寧に手順を踏むようにします。事前に相談せずに退職届を郵送することは社会人としてのマナーが欠けていると思われても仕方ないため、絶対にやめましょう。
もうじき退職するとはいえ、お世話になった職場を辞める時は社会人としてできる限りの常識を守るのがベターです。ここからは、退職届を郵送する時に守りたいマナーを解説していきます。
会社を辞めたい理由が明確になったタイミングでまずは上司に相談します。事前に相談もせず、唐突に退職届を提出するのは社会人としての常識を疑われます。引継ぎなどの期間を考えて希望退社日の1ヵ月半前~2ヵ月前までには相談するようにしましょう。
また、退職に至る理由が会社に対する不満や人間関係の悪化といった内容である場合、理由をそのまま伝えるのは避けた方が良いでしょう。また、給与の不満や残業が多いといった理由である場合、改善すると言って引き止められることがあるので注意が必要です。
退職を切り出したところで引き止められないか心配という場合は、「別の業界に転職したい」など前向きな理由を伝えると良いでしょう。今いる環境では叶えることができない理由にすると効果的です。
ビジネス向けの封筒は、主に白色と茶色が使われています。一般的に茶色の封筒よりも白色の封筒の方が価格が高く、重要な書類を入れることが多いため、退職届を渡す場合は白色の封筒を選ぶのが望ましいです。
また、退職届は郵便番号枠がない封筒に入れますが、郵送する場合は退職届を入れる封筒をさらに一回り大きい封筒に入れて郵送します。大きい方の封筒は郵便番号を記載する枠が印刷されているものを選びましょう。
封筒のサイズは「長形4号」「長形3号」のどちらかが使われることが多いです。長形4号の場合は長形3号の郵送用封筒、長形3号の場合は角形5号の郵送用封筒に入れて規定の切手を貼り、ポストに入れましょう。
封筒に退職届を入れるのにもマナーがあります。ここからは、退職届の折り方と封筒の入れ方を解説していきます。正しい手順を確認しておきましょう。
【退職届の折り方】
文字が書いてある方を内側にし、三等分にします。まずは下側を上に折り、次に上側を下に折りましょう。用紙を折る時はきちんと角と角を合わせて、丁寧に折り目を付けてください。
【封筒の入れ方】
封筒に入れる時は、退職届の文字を書いた面の右上が封筒の裏側から見て右上の位置にくるように入れます。添え状などの用紙を同封する場合は、きれいに重ねて入れましょう。
ビジネスシーンで書類を郵送またはファックスする時は、添え状をつけるのが一般的です。添え状とは書類の概要や送付日、送付者、送付枚数などを示す書類のことで、一目でどのような書類が送られてきたかが分かるのはもちろん、書類の漏れを防ぐ役割があります。
上司に直接手渡しできる場合は添え状を付ける必要はありませんが、退職届を郵送する場合は担当者にチェックしてもらうことになります。そのため、個人が会社宛てに送る場合でも、なるべく手間を取らせないように添え状をつけて送りましょう。
退職届と同じく、退職届を入れる封筒に書く宛名なども黒のボールペンか万年筆で書き入れます。普段から書き慣れたペンを使用し、できるだけ丁寧に書きましょう。筆ペンや太字のマーカーは、文字が目立ち過ぎてしまうため、避けた方が無難です。
重要書類である退職届を送る場合は、プライバシー保護に配慮する必要があります。次に、退職届を入れる封筒の表面・裏面の書き方を見ていきましょう。
まずは封筒の表面からです。表面には一般的な手紙を送るときと同じように、送り先の会社の住所と会社名、部署名を書き入れます。また、上司など担当者の個人名も記載してください。
次に、封筒の表側の左下に赤字で「親展」と書き入れ、字の周りを赤線で囲んでください。親展(しんてん)とは名宛人のみが開封するように示すもので、重要書類を郵送する時に用いられます。退職届のように重要な書類を郵送する場合は必ず記載してください。
郵送用封筒の裏面は、左下に自分の住所と所属している部署名、氏名を書きます。封筒裏面の左半分におさまるように書き入れましょう。
封筒の中に退職届を入れてのり付けし、閉じた部分の中央に「〆」マークを書いてください。ちなみに、手渡しの場合は必ずしも封筒にのり付けをする必要はありません。ただし、封筒を折り返して閉じた部分に「〆」マークを書くのは忘れないようにしましょう。
退職届を郵送する場合は直接挨拶することができないため、添え状を必ず同封します。以下の例文を参考にしてみてください。
【退職届の添え状の例文】
退職届の送付について
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては、退職届を送付させていただきます。ご査収の程、よろしくお願い致します。
短い間ではございましたが、お世話になりました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
敬具
記
退職届 1通
以上
仕事を辞める時は引き継ぎや手続きが必要になるため、できるだけ円滑な流れで退職できるように配慮することが大切です。ここでは、退職届を郵送する際に覚えておきたい注意点をチェックしていきましょう。
当然のことながら、会社に退職届を提出しただけで退職の手続きが終わる訳ではありません。社会保険や雇用保険、失業保険など、会社側との事務的なやりとりが継続します。とくに、退職届を郵送した場合は電話がかかってくる可能性も高くなると考えておく方が良いです。
例えば、会社への不満があって電話を無視するなど、会社とやり取りができていないと退職手続きに時間がかかってしまうことがあります。スムーズかつ確実に退職手続きを済ませるためにも、郵送後も会社との連絡はしっかりと行いましょう。
万が一本人に連絡が取れない場合、入社した時に記載した身元保証人や家族に連絡がいくこともあるので注意が必要です。
退職届を郵送することは可能であるものの、あくまで直属の上司に退職の意思を伝えた後に直接渡すのが基本です。会社に出向くことさえできない理由があれば仕方ありませんが、自分で渡せる状態であれば極力手渡しします。上司に時間を取ってもらい、他の社員のいない場所で退職届を手渡しましょう。
普段通り出勤しているのに、「退職届を直接渡すのは気まずいから郵送する」といったことは禁物です。特別な理由もなく退職届けを郵送したことで、退職日まで上司や周囲との関係が悪くなる可能性もゼロではありません。また、退職に関する手続きに支障が出ることもあるので注意しましょう。
本記事では、退職届を会社に郵送しても問題ないかどうかについて解説しましたが、いかがでしたか。退職をする際、病気やケガなどのやむを得ない理由で退職届を手渡しできないという場合、上司に相談して許可が下りたら郵送での提出も可能です。ただし、郵送するのであれば、社会人としての基本的なマナーを守り、できるだけ円満に退社できるように心掛けましょう。
記事の中では郵送用封筒の書き方やマナーについても解説しました。近いうちに退職の相談をする予定という方は、ぜひ参考にしてみてください。