退職は電話で伝えても大丈夫？上手な言い方から注意点まで解説！

退職を申し出るとき上司に直接会って伝えるのが常識で、電話で伝えるのはマナー違反だと言われています。しかし、電話で済ませても許されるときはあります。ここでは、電話で退職を伝えるときの心構えや注意点をご紹介していきます。また、退職を電話で伝える際の言い方や伝え方の例文もあげているので、興味のある方はぜひご覧ください。

退職は電話で伝えても良いのか？

退職をする理由は様々で、ときには直接退職を伝えるのが困難なときがあります。では、電話で退職を伝えることはできるのでしょうか？ここでは、「退職は電話で伝えても良いのか？」という問いについて解説していきます。

上司に直接伝えるのが常識

結論から申し上げますと、勤めていた会社を辞めたいときはする「上司に直接伝えるのがマナー」です。法律上は会社の承認がなくても退職の申し出をした日から起算して原則14日が経過したときは退職することができ、伝え方に関する法律も定められていないため電話で退職を伝えても違反にはなりません。しかし、電話で退職を伝える行為を非常識と感じる方は多いので、円満退職をしたいなら直接上司に伝えるようにしましょう。

電話で伝えても良いケースとは

では、どのような場合なら電話で辞めたい旨を伝えて良いのでしょうか？ここからは、退職を電話で伝えても良いケースをまとめていきます。退職を電話で伝えても良いケースは、体調不良で出社するのが難しいまたは病気やけがなどで長期入院必要な時です。また、パワハラやセクハラ行為があり出社するのが困難な場合や家族に介護が必要になった場合も、電話で済ませても良いケースだと言えます。

退職を電話で伝える際の心構え

上記で解説したように、電話で辞めることを伝えても認めてもらえるケースはいくつかありますが、一般的には退職を電話で済ませるは非常識だと考えられています。ここでは電話で退職を伝える際の心構えをまとめていくので、一緒にみてきましょう。

円満退職はできない

やむを得ない事情があるにせよ、電話で辞めることを伝える行為は良い印象を与えるものではありません。なぜなら、会社に大きな迷惑をかけることになるからです。そのひとつが、「仕事の引継ぎができない」ことです。「責任のある仕事ではない」「簡単な仕事しかしていない」などと思う方もいるかもしれませんが、引継ぎがうまくできていないと周りの方々にも大きな負担をかけるため「円満退社はできない」ことを覚えておきましょう。

マナー違反であることを心得る

通常会社を辞める場合①退職したい時期の1ヶ月~3ヶ月前に直属の上司に意思を伝える②退職願を提出(1ヶ月前)③業務の引継ぎをする④取引先のあいさつをする⑤荷物の整理や支給物の確認(有給の消化)⑥退職日にお世話になった上司や先輩などにあいさつをするといった流れになります。

しかし、電話で退職を伝えた場合こういった手順をこなすことができません。「いろいろ面倒だから、次回も電話で退職すればいいや」などとは思わずに、マナー違反であることを忘れないようにしてください。

退職を電話で伝える際の言い方・伝え方例文

ここまでは、退職を電話で伝えても良いケースや退職を電話で伝える際の心構えについて解説してきました。ここからは、退職を電話で伝える際の言い方・伝え方の例文をいくつかご紹介していきます。

【例文】

お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ恐れ入ります。いま、お時間よろしいでしょうか？本日は今後のことについてご相談したいことがあり、お電話いたしました。現在、体調が悪くお休みしてご迷惑をお掛けしています。病院で詳しく検査したところ、長期的な療養が必要で仕事復帰までに時間がかかることがわかりました。このままでは、まわりのみなさまにも迷惑をかけてしまうため、退職したいと思っております。本来ならば直接お伝えするべきなのですが、出社するのが難しいためお電話でご連絡させていただきました。申し訳ございません。

【例文】

お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ恐れ入ります。只今、お時間よろしいでしょうか？本日は今後のことについてご相談したいことがあり、お電話いたしました。以前より父(母)が病気を患っておりましたが、急遽入院することがきまりました。母(父)も高齢であるため私が面倒をみることになりました。入院期間も未定で、いつ仕事に復帰できるかわからないため、大変申し訳ございませんが退職させていただきたいと考えております。お電話でお伝えするべきことでないのは承知しておりますが、出社する時間が取れないためお電話でお伝えさせていただきます。

ここでご紹介した例文を参考にして、電話連絡になってしまった理由や本来なら電話で伝えることではない旨をしっかり伝えるようにしてください。

退職を電話で伝える際の注意点

先ほどから何度もお話しているように、退職を電話で伝える行為はあまりおすすめできることではありません。そのため、最低限のマナーを守る必要があります。ここからは、退職を電話で伝える際の注意点とまとめていきます。

注意点①直属の上司に電話

電話で退職を伝えるときに限らず、退職を最初に伝える相手は「直属の上司」です。人事に連絡を入れようとする方もいますが二度手間に可能性があるので、まずは直属の上司に連絡を入れるようにしましょう。ただし、直属の上司からパワハラやセクハラを受けている場合は、その場限りではありません。

注意点②電話は録音しておく

電話で退職を伝えるときは「電話を録音しておく」ことをおすすめします。なぜなら、その場ではOKをもらったのに「そんな話はしていない」と言われる可能性もあるからです。証拠を残しておくだけなく大切な会話を聞き逃したときのためにも、会話はできるだけ録音しておくようにしましょう。また、会社から折り返しの電話が来た場合も、記録を残しておくとことでトラブルを防ぐことができます。

注意点③忙しい時間帯を避ける

「忙しい時間帯を避ける」ことも電話で退職を伝えるときのマナーです。忙しい時間帯は企業によってことなりますが、就業開始から30分以内や終業間際、就業前・終業時間以降は避けるようにしましょう。そして、最も避けて欲しいのがお昼休憩の時間です。お昼休憩は、食事をしたり休憩をしたりするための時間帯です。また、外で食事をとっている場合もあるのでお昼休憩時間にかけるのはやめてください。

注意点④退職日を確認する

退職が認められたら、必ず退職日を確認するようにしましょう。民法上では退職を申し出から2週間以後であればいつでも退職できるとなっていますが、会社とよく相談したうえで退職日を決定してください。退職日まで時間がかかる場合は、有給処理してもらえるのか欠勤扱いになるのかも確認しておくと良いでしょう。

注意点⑤退職理由は細かく伝えなくても良い

最後に退職理由についてですが、理由は必要以上に細かく伝える必要はありません。理由を細かく伝えると、退職を引き止められたり常識がないと怒られたりする可能性があるので、理由を必要以上に細かく伝えるのは避けたほうが無難です。

退職を電話で伝えたあとにすること

ここまでは、退職を電話で伝える際の注意点を詳しく解説してきました。ここからは、退職を電話で伝えたあとにすべきことをご紹介していきます。

退職届を郵送

退職が認められたら、まずは退職届を提出します。このときに、出社を求められるかもしれませんが、出社が難しいようなら郵送でのやり取りが可能か上司に相談してみましょう。郵送でのやり取りが可能であれば、いつまでに退職届けを送れば良いのかの確認も忘れないようにしてください。

業務の引継ぎ

会社を退職した場合、必ず必要になるのが「業務の引継ぎ」です。業務のやり方や流れを説明した文書を作成するのがベストですが、体調不良が退職の理由の場合、文書を作成するのが困難なこともあるかもしれません。

無理は禁物ですが、できる限りのことはするようにしてください。会社に迷惑をかけないためにも、退職する可能性があるときは事前に引継ぎの準備をしておくと良いでしょう。

会社から支給されたものを返却

名刺や保険証・制服など会社から支給された備品を持っているようなら、返却をします。制服はクリーニングに出してから返却するようにしてください。パソコンなどを支給されている場合は、データを整理しておくのがおすすめです。

退職を電話で伝える際は最低限のマナーを守ろう

退職は直接上司に伝えるのが一般的ですが、状況によっては電話で伝えても大丈夫な場合があります。今回は、退職を電話で伝えても良いケースや退職を電話で伝える際の心構え・退職を電話で伝える際の注意点をまとめてみました。また、退職を電話で伝えたあとにすることや退職を電話で伝える際の言い方・伝え方の例文もご紹介しているので、電話で退職を伝える際は最低限のマナーを守るように心がけましょう。

※記事の掲載内容は執筆当時のものです。