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転職先に提出する書類とは?源泉徴収票が間に合わない!そんな時は!?

転職の際には、気をつけなければならない書類や手続きがあります。転職先が決まってから慌てないためにも、必要な書類や手続きを事前に知っておくことが大切です。ここでは、前職の会社から入手する必要のある源泉徴収票について説明しています。「一体何のために必要な書類?」「転職の時に提出することが求められるのはなぜ?」など、一般的によくある質問の答えを確認しておきましょう。源泉徴収票を紛失した場合の対処法も併せてお伝えします。

そもそも源泉徴収票とは?

転職の際には、転職先の会社に様々な書類を提出する必要があります。最も重要な書類のひとつが「源泉徴収票」です。転職前に「毎年、会社から年末頃に受け取っていた」という方も多いと思いますが、実は転職先に提出する重要な書類なのです。

ここでは、源泉徴収票とは何か、なぜ提出する必要があるのか、いつ提出すればいいのかなど、社会人が押さえておくべき基礎知識をご紹介します。

源泉徴収票とは

源泉徴収票とは、会社から発行される書類で、その年に得た収入額、受けた控除額、支払った所得税の額が記載されています。

社員として勤めているにしろ、パートやアルバイトとして雇われているにしろ、給料が出ている限りは源泉徴収票を受け取るはずです。この、国に支払うべき税金の額を知らせる書類を発行する前には、まずは年末調整が行われ、その結果が源泉徴収票の形で発行されます。

例外的に、年間に支払われた給料が2000万円以上だった方は、会社による年末調整は行われません。その場合は、自分で確定申告を行って税金の支払いもしくは払い戻しを受けることになります。

源泉徴収票には2種類ある

源泉徴収票には2種類ありますが、1つ目は「給与所得の源泉徴収票」と呼ばれるもので、1月1日から12月31日の1年の期間に会社が従業員に払った給料と支払うべき所得税の額が記されています。したがって、新入社員であれば4月から12月まで、また10月に退職した社員であれば1月から10月までの情報が記載されることになります。

2つ目は、「退職所得の源泉徴収票」と呼ばれます。1つ目の給与所得とは計算方法や様式が異なります。支払いを受ける者に関する情報や、会社から支払われた退職金の金額、また受けた退職金に対する税金の額が記載されます。

1年間の収入が確定してから一気に所得税を払おうとすると、その時点で経済的な負担が大きくなってしまいます。そこで、所得税を源泉徴収で支払う「概算払い」という制度が導入されました。

毎月の給料から所得税を概算して前払い(天引き)し、12月に最終的な所得税と比較して差額を補う、このシステムを「年末調整」といいます。

転職先に源泉徴収票の提出が必要な理由とは?

では、なぜ転職すると必ず源泉徴収票を提出することが求められるのでしょうか?理由を把握しておくことで、重要度が理解できるはずです。

転職先に源泉徴収票が必要な理由

もし仕事を変える場合には、転職した先の会社側から年末調整のために前職の源泉徴収票が求められます。年の途中で転職した場合、推定所得税は引き続き毎月差し引かれることになります。よって、新しい会社では、前の会社の源泉徴収票の内容と、新しい会社が支払った給与の総額、差し引かれた所得税を合算して年末調整を行います。

確定申告は、税務署またはオンラインで行うことができます。手続き期間は毎年大体2月中旬から3月中旬の頃ですが、年によって異なる場合がありますので、詳細は税務署のホームページでご確認ください。前職の会社から受け取った源泉徴収票やその他の書類をもとに、確定申告書を作成します。

いつ源泉徴収票がもらえるの?

通常ですと、毎年12月の給料日に発行されるケースが多いですが、月の途中で退職した方の場合は、退職後1ヶ月以内に発行しなければいけない決まりになっています。また、退職時に退職金を受け取っている方の場合でも、退職後1ヶ月以内に発行されることになります。

源泉徴収票が間に合わない場合の対処法

では、何かの理由で源泉徴収票が間に合わない場合にはどうすれば良いのでしょうか。前職の会社から発行されない場合、源泉徴収票をなくしてしまった場合に分けて見ていきましょう。

前職の会社から源泉徴収票がもらえない場合

多くの会社では、10月から11月頃に年末調整が行われます。もし前に勤めていた方の会社から必要な書類を受け取っていないと、転職先で年末調整ができなくなってしまいます。何度請求しても源泉徴収票が届かない場合は、税務署に連絡する旨を雇用主に伝えてください。

それでも必要な書類が発行されないことがあれば、最寄りの税務署(住民票のある市町村)まで連絡を取り、「源泉徴収票不交付の届出書」を出します。税務署からアドバイスを受け、無事に必要書類が発行された場合は、その書類を元に新たに確定申告を行ってください。

また、以前の勤務先が倒産して連絡が取れない場合も、税務署に連絡を取る必要があります。このような場合、給与明細書が支払額の証明となりますので、大切に保管しておかないといけません。

年末に転職したことで確定申告が間に合わない場合は、年明けに確定申告をする必要があります。まずは現在の会社に相談してみてください。新しい会社で年末調整をする場合も、自分で確定申告をする場合も、前の会社で発行された「源泉徴収票」が必要になります。

源泉徴収票を紛失した場合

源泉徴収票を紛失した場合は再発行が可能で、前職の会社が発行してくれない場合は、所得税法に基づいて申請することができます。所得税を支払うための国の仕組みや意味を理解して、就職活動をスムーズに進めることが大切です。

会社によっては再発行されるまでに1週間から3週間かかる場合もあります。源泉徴収票の再発行は会社にとって余分な手間がかかることを理解しておきましょう。再発行を希望する場合は、今の状況を会社に正直に伝え、お願いするしかありません。

後々まで放っておくと余計に忙しい時期に迷惑をかけることになりますので、出来るだけ早く伝えるようにしましょう。

多くの方が油断して、源泉徴収票を紛失してしまいます。社会人にとって漏れなく税金を支払う義務を果たすための非常に重要な書類ですので、紛失しないように注意しましょう。

源泉徴収票以外で転職先に提出する書類

源泉徴収票以外にも、転職の際には様々な書類が必要になります。一般的に提出を求められる書類以外にも、会社の職種や仕事内容によって特定の資格や免許を提出しなければいけません。

転職先で主に必要となる書類

年金手帳と雇用保険被保険者証は、退職時に前職の会社から受け取る書類です。退職時には、これらの書類が正しく発行されているかどうかを確認する必要があります。

その他、新しい雇用主から受け取る書類としては、雇用契約書の受理書、銀行口座の通知書、扶養控除申告書、健康保険添付書類の変更通知書などがあります。これらの書類をすべて記入して、新しい仕事を始めるときに提出することが重要です。

また、場合によっては、運転免許証などの提出が必要になることもあります。転職先の適切な担当者からの明細書をよく確認し、書類の記入漏れや誤りがないようにしてください。所得税を支払うための重要な税務書類ですので、転職後は速やかに提出してください。

提出を求められる可能性がある書類

会社によっては、従業員調書、健康診断書、住民票記載事項証明書、身元保証書などの書類を求められることがあります。また、第二新卒者の採用の場合には卒業証明書の提出を義務付けている会社もあります。

さらに、仕事の内容によっては、ドライバーの場合は「無事故証明書」、医療職なら「資格取得証明書」など、仕事に必要な知識やスキルを証明するものを求められることがあります。このように、転職先によって準備すべき書類が異なるため、事前に確認しておくようにしましょう。

転職したら早めに源泉徴収票を準備しておこう

長く勤めた会社を辞めるとき、一緒に仕事してきた上司や同僚との別れや引き継ぎなど、様々な思いが浮かんで気が散ってしまうことがあります。しかし、実務上の手続きを怠ると、退職後、転職後の生活にスムーズに移行できないに可能性があります。

転職時にはどうしても気忙しくなって、手続き関係が疎かになりがちですが、冷静に着々と準備を整えていきましょう。特に、源泉徴収票は転職する際に重要な役割を果たします。年末になって各所に慌ただしく連絡を取らなくてもいいように、早めに「源泉徴収票」を入手し、転職先に提出しておきましょう。

退職後1ヶ月経っても「源泉徴収票」が届かない場合は、速やかに発行元の会社に連絡することをおすすめします。辞めた会社に連絡するのは気が引けるかもしれませんが、定められた期間内の「源泉徴収票」の発行は法律で義務付けられていますので、躊躇せずにはっきりとその旨を伝えることが大切です。

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※記事の掲載内容は執筆当時のものです。