退職の意思の伝え方ポイントは？切り出すタイミングや退職理由を徹底解説！
「仕事を辞めると決めたけど、上司にどう伝えたらいいかわからない」「退職理由を正直に伝えてもいいのか」「退職届はどう書いて、いつ出せばいいのか」など、さまざまな疑問があることでしょう。当記事では、会社への伝え方のポイントをお伝えします。会社を辞めるときには、どうしても転職先のことが気になりがちですが、お互いにとって気持ちのよい最後を迎えるためにも、ぜひ最低限のビジネスマナーを押さえておきましょう。
目次
仕事を円満に辞めるための退職を切り出すタイミングは？
一般的に退職者が増える季節は、年末の12月と年度末の3月です。その理由は、辞めるタイミングを年度末にすることで、社内外での引き継ぎをスムーズに進めることができるからです。
タイミング①繁忙期は避ける
退職を申し出るタイミングは、「繁忙期」を避けるのがベストです。猫の手も借りたい時に「社長、お話があります」と突然切り出しても、「今は忙しいから」と、反応してもらえないのがオチでしょう。
また、会社を辞めたい意思を伝えるタイミングとしては、プロジェクトが完了した直後や人事異動が発表された直後だと、比較的引継ぎがしやすいのでベストです。
タイミング②退職の1か月前までに
内定をもらったら、少なくとも辞める1ヶ月前には意思を伝えるようにしましょう。これは、希望日までに、仕事の引き継ぎや取引先への挨拶など、十分な時間を確保した方が良いからです。
こうした点は就業規則に記載されているはずですので、事前に確認しておきましょう。また、組織変更や人事異動が発表された直後の意思表明も、なるべく避けましょう。
社員が1人辞めると言うことは、自分では意識していなくても会社や同僚に多大な迷惑をかけることになります。どんな種類の仕事をしていたとしても、その仕事の肩代わりを誰かがするか、または人事が動いて新しい社員を雇わなければいけないかもしれません。
このように、周りの人や会社に負担を掛けることを考えると、上司や周りの同僚の精神的に余裕があるときに伝えると、会社も受け入れやすくなるかもしれません。
また、辞める旨の連絡は、必ず応募先企業から内定通知書を受け取り、正式に内定を承諾した後に行うようにします。口頭で伝えた内定が、まだ承認されていない段階である場合も稀にあるため、取り消されるリスクもあることを覚えておきましょう。
円満に辞めるための退職の伝え方
ここからは、会社を円満に辞められるよう、退職の伝え方の基本を解説します。直属の上司にアポイントを取る、前向きな転職理由を伝えるなど、退職表明をする際のポイントは4つあります。
伝え方①直属の上長に直接伝える
会社に辞める意思を伝える際は、必ず最初に直属の上司(主任やリーダーも含め)に伝えるようにしましょう。上司と話がまとまったら、その次は課長、部長などの上位の担当者に報告し、最終的に人事部の担当者に報告するという流れが一般的です。
テレワークの場合など、直接顔を合わせることが難しいケースもあるため、Web会議ツールや電話などでコミュニケーションを図ることも一般的になってきています。
伝え方②お詫びの枕詞＋退職の意思表明
退職届を出すときは、「突然のことで申し訳ありませんが、本日はお時間を頂戴したく存じます」というように、丁寧にお詫びの気持ちを込めて話し出すようにしましょう。
すでに退職を決意していることが伝わる表現で、謝罪から入ることがポイントです。また、「辞めようかと思っている」というような真意が伝わらない言い方も避けるべきです。
まだ辞める決心がついていないと思われたら、ほとんどの上司は部下を引き止めようとするので、上司の時間と労力を無駄にしてしまうことになりかねません。そのため、「もう退職の意思は固まっている」ということを明確にすることも大切です。
伝え方③退職時期を伝える
次に、辞めたい時期を伝える必要があります。退職日を決める際には、就業規則を確認するようにしましょう。会社によっては、就業規則で何ヶ月前に退職を通知しなければならないか規定されている場合があります。また、退職を申し出る際には、必ず退職希望日を伝えるようにしてください。
伝え方④注意点
実際の退職理由が会社に対する不満であったとしても、ネガティブな理由を述べるのは避けましょう。どうしても退職が認められない場合は、退職に関する決定を下した人に退職届を出すか、人事担当者に労働基準監督署や自治体が設置する労働相談窓口に相談に行く旨を伝えることができます。
さらに、上司が退職を思いとどまらせようとした場合、基本的に受け入れてはいけません。退職を促されることはよくあることですが、待遇改善などの条件を提示されても、それを実行してもらえる保証はどこにもありません。
また、「後任が見つかるまで残ってほしい」と言われた場合も同様です。この言葉を受け入れて仕事を続けたとしても、いつ後任が見つかるかわからず、ますます定年退職の時期が不確かになってしまいます。
円満に辞めるための退職理由
円満退職につながりやすい退職理由は、大きく分けて2つあります。ひとつは将来のビジョンに結びついた前向きな理由、もうひとつはライフスタイルの変化による理由です。
退職理由①前向きな理由
キャリアアップや夢の実現など、将来を見据えた退職理由であれば、上司も引き止めにくく、理由の伝え方次第では応援してくれるかもしれません。「転職するしか方法がない」ということを上司に理解してもらうことが大切です。
強い意志と前向きな姿勢、そして今までの感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。その他、起業、留学、資格取得のための勉強などの理由も前向きでポジティブに受け取られやすいです。
特に会社への不満やネガティブな理由で辞めることを考えている方ほど、理由の説明には気をつけて、前もってよく考えておくようにしてください。
退職理由②体調不良や病気
体調不良や病気などで働くことが困難な場合は、現状を伝えることが大切です。一時的に治療に専念したい場合、会社によっては退職ではなく、休職や嘱託という形で対応してくれる場合もあります。
職場環境から体調不良を伝えることにためらいを感じるのであれば、退職して治療に専念したい旨を伝えるとよいでしょう。強制ではありませんが、事前に医師の診断書を用意しておくと、相手も事態の深刻さを理解しやすく、話し合いがスムーズに進みます。
退職理由③家庭の事情
親の介護を理由に退職する方も増えています。また、家業を手伝いたいという方もいらっしゃるでしょう。いずれにせよ、現状を話し、理解してもらえるように説明することが必要です。例えば、「親が高齢になり、家業を手伝わなければならないので、実家に戻ることにしました。」というような言い方をするとよいでしょう。
こんな伝え方はNG
ここでは、退職の間違った切り出し方とその理由を説明します。退職のお願いをする際には、転職先の社名を出さない、メールで退職の意思を伝えないなど、いくつか注意点があります。
NGな伝え方①転職先を伝える
場合によっては、上司から「どこの会社に転職するんだ?」と聞かれる場合がありますが、そのようなときは、業界・業種を説明し、社名を出すのは控える方が良いでしょう。転職先について明かしてしまうと、問題をややこしくしたり、退職までの期間、上司との関係が悪化したりする可能性があります。
NGな伝え方②会社の不満などを言う
残業が続いて体調を崩したり、仕事が評価されなかったりすると、一気にモチベーションが下がり、強いストレスを感じるようになる人も少なくないでしょう。
上司や会社から「会社が必要としている人材ではない」と強く言われることもあります。このような理由で退職を決意することはあり得ることですが、会社に対する不満を口にするのは得策ではありません。
同僚や部下は一定の理解を示してくれるかもしれませんが、会社側の人間としては気分の良いものではありません。円満に退社することを目指しているなら、気をつけるようにしましょう。
NGな伝え方③一方的に退社日を伝える
すでに転職先が決定している場合は伝えても問題ありませんが、伝え方には注意が必要です。特に、一方的な文言は避けた方が無難です。たとえば、「○○日までに退職します」といった一方的な発言は、避けるようにしましょう。
NGな伝え方④メールで伝える
メールのような方法で退職について切り出してしまうと、上司は信頼されていないと感じたり、礼儀を知らない部下だと思わせてしまう可能性があります。そのため、面倒でも対面で伝えるのがマナーです。
円満に辞めるための退職が決まったあとにすること
退職の仕方がわかっても、引継ぎの準備や退職願の作成など、やらなければならないことがいくつかあります。準備を怠ると、引き継ぎが不十分なまま退職することになり、会社の人に迷惑をかけることになりかねません。
退職が決まったら、仕事をしながら退職の準備をしなければならないので、時間に余裕がない場合もあります。事前にこの項目で、退職が承認されたときにすべきことを確認しておきましょう。
退職の準備①家族や同僚に伝える
家族、特に配偶者には、退職を決めてからではなく、転職活動を始めるときに伝えるようにしましょう。実際、家族に伝えるのが遅れたために反対されたり、トラブルになったりする可能性があります。
転職は家族を巻き込む人生の一大イベントです。転職によって、家計の計画から生活環境、子どもの教育環境までが変わってきます。そのため、少なくとも、転職に応募する会社を選ぶ際には、家族に相談することが必要です。
その際、会社の所在地、転勤の有無、希望年収、会社の安定性などを正直に話すとよいでしょう。意外とお互いの条件が合わなかったり、今まで話したことのない希望が出てきたりすることもあります。
転職活動が始まったら、これを機に他の家族とも打ち解けて話をしてみてはいかがでしょうか。同僚には、最終決済者の承認を得てから話すようにしましょう。良くない噂が流れたり、転職理由が本音と違っていたりすると、本人にも会社にも良いことはありません。
同僚と思わぬトラブルになったり、会社の悪口を言ったかのように誤解されたりするのは避けたいものです。同僚には、原則として承諾を得る前に伝えるべきでないことを心に留めておいてください。
ごく親しい同僚やお世話になっている同僚には伝えておきたい方も多いですが、この場合は、必要最小限にとどめ、やみくもに多くの人に伝えるのはやめましょう。
退職の準備②引継ぎをする
退職が承認されたら、引継ぎの準備をしましょう。まだ後任が決まっていなくても、書類の準備や担当者リストの作成など、やるべきことはあります。
また、引き継ぎのスケジュールはギリギリに決めず、退職日の3日前までにすべての引き継ぎを完了させるようにしましょう。余裕を持ったスケジュールを立てておけば、引継ぎ時のアクシデントにも対応できるはずです。
退職の準備③有給を消化する
余った有給休暇は退職前に使い切りたいという方も多いのではないでしょうか。しかし、有給休暇を完全に消化することはなかなか難しいのが現実です。
ビジネスパーソンとして、自分の都合だけで有給休暇の取得を押し通すのは得策ではありませんが、計画的に調整すれば不可能なことではありません。難しいのは、有給休暇を使い切るために、今の会社と転職先の2社とスケジュールを調整する必要がある点です。
内定をもらってから1~2ヶ月後に入社するケースが多いので、有給休暇を全て消化したい場合は、最終面接で有給休暇の取得や引継ぎを見越した上で計算済みの希望入社日を伝える必要があるのです。
退職の準備④退職届を用意する
退職願は、退職願が受理され、正式に退職日が確定した後に提出する書類です。役員や公務員の場合は、退職願ではなく「辞表」として提出します。
退職願も退職届も、会社の就業規則で「いつまでに」「誰に」提出するかが定められており、雇用形態によって提出のタイミングが異なる場合があります。就業規則で定められた期限を過ぎて提出すると、受理されず、希望日に退職できない可能性があります。
また、提出方法にも決まりがある場合がありますので、こちらも確認しておくとよいでしょう。提出方法に特に決まりがない場合は、直属の上司か人事部に提出してください。
退職意思を上手に伝えて円満に会社を辞めよう
今回は、退職の意思の伝え方のポイントをお伝えしましたが、いかがでしたか? 最も大切なことは、嘘偽りなく誠実に退職の意思を伝えることです。円満退職のポイントは、退職理由をどう伝えるかだけではありません。
退職のタイミングや手続きなど、今まで勤めていた会社と揉めることなく、円満に退職の手続きを進めることができるよう、理解し準備しておくことが大切です。
また、まだ転職先が決まっていない方は、会社から退職の承諾を得た時点から転職活動を始めましょう。離職期間が長くなればなるほど、採用が不利になりますので、できるだけ早く転職活動を開始することをお勧めします。
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※記事の掲載内容は執筆当時のものです。
