【社長秘書】の仕事とは？具体的な仕事内容を詳しく解説！
企業の社長や役員・政治家などをサポートする秘書の仕事は華やかそうに見える反面、「忙しくて大変そう」というイメージを持っている方も多いはずです。この記事では、社長秘書の仕事内容や社長秘書になる方法・向いている方の特徴など社長秘書について詳しく解説していくので、興味のある方はぜひご覧ください。
社長秘書の仕事内容とは？
社長秘書と聞くと一見華やかそうに見えますが、実際は時間に追われることも多く「縁の下の力持ち」的な存在です。ここでは、社長秘書になる方法や向いている方の特徴・社長秘書の仕事のメリットやデメリットなど社長秘書の仕事について詳しく解説していきます。では、社長秘書の仕事にはどのようなことがあるのでしょうか？まずは、社長秘書の仕事内容をチェックしていきましょう。
社長秘書の業務①上司の業務のサポート
社長秘書の業務は『上司の業務のサポート』『対外的なサポート』『対内的なサポート』の3つに大きく分けることができます。その中心となる上司の業務のサポートをみていきましょう
仕事を円滑に進めるためには、会議や会合・打合せなどスケジュール管理をきちんとすることが重要です。また、企業の代表である社長には多くのメールや郵便物が届くので、不要なものと必要なものを分けるのも秘書が行います。
出張する際の新幹線や飛行機・ホテルの予約も秘書の仕事です。新幹線を利用するのか飛行機を利用するのか・席やホテルの好みなどもきちんと把握しておくようにしましょう。
社長秘書の業務②社内的なサポート
対内的サポートには、社内会議や商談に使用する会議室の手配、お茶やお弁当の手配も含まれます。また、資料の作成・社内文書の作成・書類の整理などデスクワークの秘書の仕事なので、ワードやエクセルなども使えるようにしておくと良いでしょう。
社長秘書の業務③対外的なサポート
対外的サポートには、「訪問者に対する来客対応」「電話やメール対応」「取引先とのアポイントの調整」などが含まれます。また、取引先への「挨拶状やお礼状の作成・電報等の手配」「手土産の準備・会食のレストランの手配」「お中元やお歳暮の手配・結婚式や葬儀などの慶弔時の手配」も秘書の大切な業務です。様々な事態に対応できるように、普段からきちんとした立ち振る舞いを身につけておきましょう。
社長秘書と重役秘書の違い
ここまでは、社長秘書の仕事内容について詳しく解説してきました。では、社長秘書と重役秘書にはどのような違いがあるのでしょうか？ここからは、社長秘書と重役秘書の違いをみていきましょう。
社長でも役員でも秘書の役割は同じ
役員秘書の仕事も、『上司の業務のサポート』『対外的なサポート』『対内的なサポート』の3つが主な業務です。「会議や会合のスケジュール管理」「資料の作成・社内文書の作成・書類の整理」「来客・電話・メール対応」など上司の仕事が円滑に進むようにサポートするので、社長秘書でも役員秘書でも仕事が大きく変わることはありません。
役員秘書のみにある業務
一般的にスケジュール管理や資料の作成・書類の整理などを行い上司が業務に集中できるようにサポートするのが秘書の仕事です。しかし、役員秘書となると「定例取締役会」や「経営会議」の出席準備・重要情報の管理など役員秘書特有の業務も行わなければなりません。役員秘書は社長秘書同様に機密度の高い情報を取り扱っていることを覚えておきましょう。
社長秘書になる方法は？
ここまでは、社長秘書と重役秘書の違いについて解説したきました。ここからは、社長秘書になる方法をご紹介していくので、社長秘書を目指している方は参考にしてください。
社長秘書の新卒採用は少ない
スケジュール管理や来客・電話・メールの対応・資料の作成など業務の幅が広い秘書には、様々なスキルが必要です。そのため、新卒で採用されることはほとんどないようです。
まずは、企業に就職し配属された部署で社会人としての常識やマナーなどたくさんの経験を積むことが秘書への近道です。その後、移動や引き抜きにより秘書課に配属されるのを待ちましょう。
過去に秘書の経験がある方は中途採用や派遣社員・契約社員として採用されることがあります。また、秘書を目指せる専門学校や大学で知識や資格を取り、派遣会社に登録するのも秘書になる一つの方法です。
社長秘書にあると有利な資格
秘書になるためには、必ず資格が必要なわけではありません。しかし、資格があることで有利になることはあります。ここでは、社長秘書にあると有利を資格をチェックしていきましょう。
秘書の資格には「秘書検定」と「CBS(国際秘書)検定」の2種類があります。秘書検定には「3級」「2級」「準1級」「1級」の4つの級があり、必要な受験資格はなく誰でも受けることができます。試験の内容は「理論」と「実技」の分かれており、準1級と1級には面接試験があります。
CBS(国際秘書)検定は「準CBS資格」と「CBS資格」があり、英語と日本語でコミュニケーションの取れる秘書の育成を目的としています。準CBS資格には必要な受験資格はありませんが、CBS資格は準CBS資格に合格していないと受けることはできません。
秘書を目指すならまずは「秘書検定2級」を取得し、バイリンガルセクレタリー(外国人付け秘書)を目指すなら「CBS(国際秘書)検定」を取得しておくようにしましょう。
社長秘書の仕事のメリット・デメリット
ここまでは、社長秘書になる方法やあると有利な資格をご紹介してきました。ここからは、社長秘書の仕事のメリット・デメリットをみていきましょう。
社長秘書のメリット
企業のトップである社長の秘書ともなると、通常出会う機会のない方と接することができるなど、普段なかなかできない経験ができるようになります。また、自分がサポートすることで社長のスムーズになり、そのことでやりがいも感じます。
多少の問題があっても臨機応変に対応できる力や、コミュニケーション能力が高くなるなど、秘書として必要な知識を身につけることは、自分自身のスキルアップにも繋がるのも社長秘書のメリットです。
社長秘書のデメリット
社長秘書の仕事のデメリットには、自分のペースで仕事を進めることが難しいことがあげられます。社長秘書に限らず、秘書は付いている上司と共に行動することが多く、急な来客や外出・電話などにも対応しなければなりません。そのため、勤務時間も不規則となり早朝から深夜まで業務が続くこともあります。
また、機密度の高い情報を取り扱っているため情報を外に漏らさないように、常に周りに気を配らなくてならないところも社長秘書のデメリットと言えるでしょう。
社長秘書に向いている人の特徴
ここまでは、社長秘書の仕事のメリットやデメリットについて詳しく解説してきました。では、社長秘書にはどのような方が適しているのでしょうか？ここからは、社長秘書が向いている方の特徴をみていきましょう。
社長秘書に向く人①コミュニケーション能力が高い人
コミュニケーション能力が高い方は、社長秘書に向いています。コミュニケーション能力の高さは、秘書に限らず様々な職種で求められる能力です。いろいろな方と接する機会が多い社長秘書にとって、コミュニケーション能力が高さは、仕事が円滑に進められることにつながるので、コミュニケーション能力に自信のある方はチャレンジしてみると良いでしょう。
社長秘書に向く人②外国語が堪能な人
外国語が堪能な方は社長秘書に向いています。外国文化など積極的に取り入れようとする企業のグローバル化が進む今、外資系の企業だけでなく国内の企業でも外国語の能力が求めるられるようになっているので、秘書をめざすなら外国語のスキルもあげてくようにしましょう。
社長秘書に向く人③サポート役が合う人
社長秘書の仕事は、自分が行った業務が表だって評価されることはほとんどありません。社長が仕事をしやすい環境を作ることがメインとなるので、「人を影で支えるのが得意」という方や「サポート役が合う」という方は社長秘書に向いています。
社長秘書に向く人④細やかな気遣いができる人
細やかな気遣いができる方は、社長秘書に向いています。社長秘書の仕事は多岐に渡るため、言われたことだけやっていては成り立ちません。周りの状況を敏感に察知し「今何が必要なのか」「どのように行動したら良いのか」など細やかな気遣いができる方は、秘書に適しているかもしれません。
社長秘書の仕事を探すなら①リクナビNEXT
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社長秘書の仕事を探すなら②DODA
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社長秘書はやりがいのある仕事
社長秘書の仕事内容や・社長秘書になる方法・社長秘書に向いている方の特徴をご紹介するとともに、社長秘書と役員秘書の違いや社長秘書のメリット・デメリットなど社長秘書について詳しく解説しました。
華やかなイメージがある社長秘書の仕事ですが、スケジュール管理能力や高いコミュニケーション能力・書類の作成など秘書の業務内容は多岐に渡り、様々なスキルが求められます。また、勤務時間が不規則になるなど大変なこともたくさんあります。
しかし、普段できないことが経験できたりスキルアップができたりとやりがいもあるので、社長秘書に興味のある方はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
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※記事の掲載内容は執筆当時のものです。
