【社長室】の仕事内容・秘書との違いとは？詳しく解説！
転職サイト等で「社長室の仕事」「社長室スタッフ」を募集していることがありますが、一体どのような仕事なのかご存知でしょうか?社長室と聞くと、責任重大で大変そう…というイメージもあるでしょう。ここでは、社長室とは何なのか、また、どのようなタイプの人が向いているのか等詳しく解説していきます。社長室での仕事に興味のある方は、是非参考にして下さい。
目次
そもそも社長室とは？
社長室とはそもそもどのような職種なのでしょうか。また、社長室に求められる役割には何が含まれるでしょうか。多くの方が混同しがちな、社長室と秘書の違いについても解説します。
社長室とは
皆さんは「社長室」というと、どのようなイメージをお持ちですか？多くの方は、応接用のソファや重厚感のあるデスクなどの豪華な家具が置かれた豪華な部屋を想像するのではないでしょうか。しかし、「社長室」という言葉は、単に部屋を指すだけではなく、部署や役割を意味することもあります。
では、社長室はどのような部署なのでしょうか。社長室という言葉には2つの意味があります。1つ目の意味は、「会社のトップがいる部屋」です。そして2つ目の意味は、「社長の仕事をサポートする部署」です。
例えば、会社を経営するのに必要な日常業務の中で、社長室は社長が円滑に業務を果たすのを支えるために雇われます。このように、「社長室」という言葉は場所を表す場合もあれば、部署や役職を表す場合もあるので、会話の内容や前後の言葉から、どちらの意味で使われているかを正確に判断することが大切です。
社長室の役割
社長室は、社内の各部門を取りまとめる役割を担っています。社内の各部門の調整役であり、各部門が部門を超えて協力し合えるように調整する責任があります。また、社長室は会社の広報活動や社内のムードメーカーとしての役割も担当しています。
社長や会社の考えを社員に浸透させ、明確な方向性を示すことが必要です。別の役割としては、社長室は「経営陣の補佐役・アドバイザー」ともいえます。
さらに、経営判断に必要な情報を収集・分析・提供することで、「経営の補佐・助言」の役割を果たすこともあります。社長室として有用な働きをするには、経営陣と現場の従業員の双方とコミュニケーションをとり、彼らが何を考え、何を求めているのかを理解することが重要です。
社長室と秘書との違い
社長室の仕事とよく混同されやすい「秘書」という仕事があります。社長室と秘書の違いは何でしょうか。秘書部も社長に近い部署ですが、社長のスケジュール管理や社内外との連絡を主な業務としており、「マネージャー」の業務に近いものがあります。
また、秘書室は社長室とは異なり、社長だけでなく、会長、副会長、専務取締役、最高経営責任者など他の役員の秘書業務も行っています。しかし、会社によっては、秘書部門が社長室内の部署になっているところもあります。
普通の秘書と社長室の中の秘書課の違いは、社長のみの秘書業務を行うことで、業務内容には大きな違いはありませんが、社長室は、社内の各部門を取りまとめる役割を担っています。社内の各部門の調整役であり、各部門が部門を超えて協力し合えるように調整する責任があります。
また、社長室は会社の広報活動や社内のムードメーカーとしての役割も担当しています。社長や会社の考えを社員に浸透させ、明確な方向性を示すことが必要です。別の役割としては、社長室は「経営陣の補佐役・アドバイザー」ともいえるでしょう。
さらに、経営判断に必要な情報を収集・分析・提供することで、「経営の補佐・助言」の役割を果たすこともあります。社長室として有用な働きをするには、経営陣と現場の従業員の双方とコミュニケーションをとり、彼らが何を考え、何を求めているのかを理解することが重要です。
社長室の主な仕事内容
では、具体的に社長室ではどのような仕事が行われているのでしょうか。続いては、社長室が行うべき主な仕事内容についてみていきましょう。社長室には大きく分けて4つの業務が関係しています。
仕事内容①社長の意思を社員に伝える
社長室は、社長の意思や意向を代弁する者であり、広報やムードメーカーとして、社員に仕事の方向性を示す役割を担っています。社長や会社の考えを社員に浸透させ、明確な方向性を導くことが必要です。
例えば、展示会や各種表彰式、コンテストなどのイベント情報、商品やプロジェクトの紹介、その他話題になりそうなことがあればSNSやWebサイトを更新して情報を共有しています。
仕事内容②特命業務
特命業務とは、社長が短時間で目標を達成する必要がある場合や、部署の問題の根本原因を見つけたり、業務を改善する方法を見つけたりするなど、速いペースで仕事をこなす必要がある場合に発生する業務のことです。
このような案件はスピード感を求められることが多いので、各部署と連携して、できるだけ早く仕事を終わらせるように調整するのが社長室ということになります。
仕事内容③進捗の確認・報告
事業部ごと、各部署ごとの仕事の進み具合にばらつきが出ることがありますが、会社全体が円滑に業務をこなせているかを確認・報告する責任を持つのも社長室です。そのためには、各部署と良い連携ができることが大切で、常にコミュニケーションを取りながら最新の進捗状況を把握していきます。
仕事内容④秘書業務
社長室は秘書として社長をサポートするのも大切な業務です。例えば、社長のスケジュールを管理したり、面会や相談にやってくるお客様との打ち合わせを調整したりします。
また、会社のトップである社長が倒れることがないように、体調面での管理やサポートも行うことがあります。いずれにしても、社長の業務を全般として支えることが社長室の仕事になります。
社長室の仕事に向いてる人の特徴
社長室の業務内容について把握できたところで、次は社長室の仕事に向いている人の特徴も確認しておきましょう。ここでは、コミュニケーション能力、メンタル面、そして仕事への態度の3つに分けて取り上げます。
特徴①コミュニケーション能力が高い
社長室になるためには、コミュニケーション能力が求められます。まず、社長自身と良いコミュニケーションをとって、社長の意向を十分に理解することが大切です。
そして、理解した社長の意向を今度はさまざまな部署で働く社員たちに正しく、同時に巧みな方法で伝えることも必要です。また、話しやすい人柄であるなら、社長や社員たちとのコミュニケーションが図りやすくなるでしょう。
特徴②メンタルが強い
他にも社長室に求められるのは、メンタル面での強さです。もしかすると社長が行いたいと考えている方針や計画が、社員たちには受け入れにくいものである場合があります。
また、逆に社員たちの意見を含め、社長に提言したり恐れずに意見を言うためには、精神面でタフさが求められます。そのような訳で、メンタルの面で弱い人や不安定な人は、社長室には向いていないといえます。
特徴③前向きに仕事をこなす
表向きは華やかに見える社長室の仕事ですが、意外と細々とした雑用のような仕事をこなさなければいけない場面が多いため、対応力が求められます。
会議用のデスクをセッティングしたり、お茶を並べたり、資料を配ったり、時には食事を手配するなどの雑用もこなせる前向きな人でないと、社長室の仕事はつとまらないでしょう。
社長室の仕事に就くためには？
社長室での仕事は、企業での経験がない人にとってはハードルが高いものです。社長室の仕事に就くために必要な資格はありませんが、会社の経営方針や各業務の必要性、経営の本質を理解しておく必要があります。
そのため、社長の要望に迅速に対応できるように、財務、経理、法務、総務などの部門での経験があると有利です。
社長室に採用されたいのであれば、経営の勉強をしたり、会計や法律の資格を取ったり、企業の管理部門で経験を積んだりすることが効果的です。そのため、会計や法律などの政府系学位やMBAなども有効です。
社長室の仕事は大変だけどやりがいがある
今回は、社長室という種類の仕事について取り上げました。社長室の役割は、社長の補佐役、相談役として、社長が仕事をしやすいように黒子に徹することです。
社長室には向き不向きがありますし、会社の経営や広報業務など、全く経験のない方が突然社長室の仕事を行うのはハードルが高いといえます。
しかし、社長をはじめとする経営陣のすぐそばで仕事ができ、経営陣の声や考えに常に触れることができるのはとてもやりがいがあります。この記事を読んで、社長室の仕事に興味を持ち、社長室のメンバーを志す方が増えれば幸いです。
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※記事の掲載内容は執筆当時のものです。
